Hva kan du tjene på automatisering – og hvordan sette opp et pilotprosjekt?

Virksomheten din kan ha mye å tjene på automatisering. Men hvordan gjør du det?

Hva kan du tjene på automatisering – og hvordan sette opp et pilotprosjekt?

Debatten rundt ny teknologi for automatisering, såkalt Robotic Process Automation (RPA), har gått høyt i senere tid. Den ene dagen kan vi lese om hvordan robotene redder virksomheter fra ineffektivitetsdøden, den neste om hvordan de stjeler jobbene fra trofaste medarbeidere.

Uansett standpunkt vil det i dag være vanskelig å se for seg en fremtid uten robotene. Det kan være en god idé å sette seg inn i hva din egen virksomhet kan ha å tjene på automatisering.

Linn Tronstad

Denne teksten er skrevet av Linn Tronstad. Hun er konsulent innen Business Process Management (BPM), en helhetlig ledelsedisiplin for å optimalisere forretningsprosesser, hos Capgemini.

Linn har kjernekompetanse innen området Robotic Process Automation (RPA) og bred erfaring fra å lede RPA-prosjekter i både privat og offentlig sektor.

Hun har en mastergrad i Industriell økonomi fra Linköpings universitet, Sverige.

I denne artikkelen vil vi se nærmere på dette, før vi presenterer noen gode råd for å identifisere en egnet automatiseringsprosess. Deretter får du forslag til en steg-for-steg-plan for hvordan du kan kjøre et internt pilotprosjekt.

Hvorfor prøve automatisering?

RPA (Robotic Process Automation) kan hjelpe virksomheten din på flere områder. En robot kan bruke applikasjoner på samme måte som et menneske, og kan blant annet åpne og lukke programmer, lese, trykke og skrive.

Rutinemessige oppgaver som egentlig ikke trenger menneskelig kreativitet for å gjennomføres, kan automatiseres. I praksis betyr dette at du kan frigjøre tid for de ansatte, som de kan bruke på mer spennende og verdiskapende oppgaver.

Noen av de viktigste driverne for bruk av RPA er:

  • Kostnadsbesparelser. En robot kan arbeide tjuefire timer i døgnet, og koster så lite som en femtedel av årsverket til en vanlig medarbeider (Institute for Robotic Process Automation).
  • Rask implementering. RPA-programvaren krever ingen integrasjoner mot andre IT-systemer, og kan altså implementeres uten å påvirke eksisterende infrastruktur. Dermed er prosessen rask, og det er ikke uvanlig å implementere i løpet av noen få uker (Robotic Process Automation (RPA) – The next revolution of corporate functions, 2015).
  • Økt kvalitet. Roboten forholder seg til de regler og prosedyrer som er programmert, og taster ikke inn informasjon feil i systemer. Når mennesker utfører gjentagende, manuelle arbeidsoppgaver, skjer en inntastingsfeil eller regelfeil i én av ti tilfeller. Dette kan unngås ved bruk av RPA (Institute for Robotic Process Automation).
  • Organisatorisk fleksibilitet og skalerbarhet. I takt med volumøkning eller automatisering av flere prosesser, kan arbeidskapasiteten enkelt økes ved å legge til flere roboter. Du trenger ikke å finne opp hjulet på nytt hver gang, ettersom hver ekstra robot ikke trenger opplæringstid, og har samme kompetanse som første robot. Dette gir en bedre fleksibilitet i organisasjonen fordi du enkelt kan øke bemanningen både på kort og lang sikt.

Slik setter du opp et pilotprosjekt

En måte å introdusere ny teknologi i virksomheten er gjennom et pilotprosjekt, også kalt et Proof of Concept (POC). Et slikt prosjekt kan demonstrere hvordan teknologien kan fungere i virksomheten, og gi en indikasjon på hvordan roboten arbeider med aktuelle applikasjoner. Her følger tre tips til hvordan du kan starte opp og gjennomføre et pilotprosjekt i din virksomhet.

Steg 1 – Prosjektetablering

Det første du bør gjøre, er å etablere en felles forståelse for automatisering i organisasjonen. Dette kan deles inn i tre områder: strategi, leveranseteam og programvareleverandør.

Figur 1: Områder for Prosjektetablering

RPA-strategi
Avklar hvilke forventninger dere har til automatisering på kort og lang sikt. Er hensikten for eksempel å få en rask produksjonsøkning, økt kostnadskontroll eller en bedre responstid mot virksomhetens kunder? Dette har stor betydning når du velger hvilke prosesser som skal automatiseres.

RPA-leveranseteam
Hvilke roller kreves for å levere pilotprosjektet, og hvem skal levere hvis dere velger å gå videre med dette? Finnes det tilstrekkelig kompetanse internt, eller må dere vurdere å hente inn ekstern kompetanse til hele eller deler av prosjektet?

Programvareleverandør
Det finnes et antall leverandører av RPA-programvare på markedet, og det er viktig å avklare hvilken av disse som skal testes ut i pilotprosjektet. Sett opp vektede kriterier for hva leverandøren skal oppnå. Velg deretter den leverandøren som matcher virksomhetens behov best, eller bruk pilotprosjektet til å teste to eller flere leverandører.

Steg 2 – Finn en RPA-stjerneprosess

Velg en prosess som er godt egnet for automatisering. I tillegg til at den skal passe med bedriftens RPA-strategi, kan en god prosess gjenkjennes ved en eller flere av følgende kriterier:

  • Hvis prosessen utføres ofte og/eller i store volum, eller tar lang tid å gjennomføre manuelt, betyr det at mye tid kan frigjøres ved automasjon.
  • Prosessen bør kunne deles inn i tydelige regler, for å unngå høy kompleksitet ved implementering.
  • Det er ikke ønskelig å ha mange menneskelige inngrep når roboten har startet å kjøre prosessen, da dette ofte medfører ineffektivitet i form av ventetider og flaskehalser.
  • Det trengs et standardisert sett av informasjon som roboten skal prosessere (input). Denne bør i første omgang være digital.
  • Prosesser som i høy grad er utsatt for menneskelige feil, kan være gode kandidater for automatisering.

Figur 2: Seks tegn på en godt egnet RPA prosess

Steg 3 – Solid plan og gjennomføring

Et pilotprosjekt vil normalt ta to til fire uker å gjennomføre, avhengig av prosessens kompleksitet. Prosjektet kan deles inn i fem faser. Hver fase vil ha et definert sett med nøkkelaktiviteter og leveranser:

Figur 3: Pilotprosjektets fem faser

Videre følger en kort gjennomgang av hva du bør tenke på i de fem fasene.

Fase 1 – Fokus og retning

En tydelig leveranse gir bedre kontroll og større sannsynlighet for at prosjektet blir vellykket. Det bør være tydelighet rundt prosjektleveranser, KPIer og kritiske suksessfaktorer.

Figur 4. Tydelig definerte prosjektleveranser, KPI’er samt kritiske suksessfaktorer gir et solid grunnlag for prosjektet

1. Prosjektleveranser

Hvilke leveranser er avgjørende for prosjektet? Vanlige leveranser vil normalt være:

  • en fungerende demonstrasjon av den automatiserte prosessen
  • et business-case som kan benyttes senere som grunnlag for å avgjøre om automatisering skal implementeres eller ikke

Etter pilotprosjektet bør du kunne legge frem videre anbefalinger for automatisering.

2. Prosjekt KPI-er

KPI-er, eller nøkkeltall, bidrar til å måle resultatet. Det er viktig å kunne sammenligne effektiviteten og ytelsen på en manuell og en automatisert prosess. Vanlige KPI-er er:

  • Prosesseffektivitet
  • Prosesskvalitet
  • Frigjort tid

3. Kritiske suksessfaktorer

Hvis du klarer å identifisere et sett med kritiske suksessfaktorer på et tidlig stadium, reduseres også risikoen i prosjektet. Det gir økt kontroll og bedre forståelse for de faktorer som kan forsinke prosjektet. Typiske suksessfaktorer er:

  • Tilgjengelige superbrukere og nøkkelressurser
  • Dedikert RPA-arbeidsstasjon
  • Testmiljø som speiler produksjonsmiljø og tilstrekkelig testdata
  • Tilgang til de applikasjoner/systemer man skal automatisere

Fase 2 – Prosessdokumentasjon og kartlegging

Informasjon om prosessen hentes i hovedsak fra personene som kan den best, nemlig superbrukerne, ofte gjennom workshops. Dokumentasjon og kartlegging bør utføres over flere nivåer, se figur 5.

Figur 5: De fire nivåene av prosessdokumentasjon

 

Nivå 1 gjelder overordnet informasjon om prosessen som skal automatiseres, som for eksempel formålet med automasjon, nåværende beskrivelse av manuell prosess, krav, avvik og risiko for prosessen.

Nivå 2 er et flytdiagram over prosessen som skal automatiseres, for å tydeliggjøre hvor den starter og stopper, samt alle beslutningspunkt underveis. Det kan også være hensiktsmessig å inkludere oppstrøms- og nedstrømsprosesser for å få forståelse for hvordan de påvirker hverandre.

Nivå 3 er en detaljert prosessbeskrivelse, ofte dokumentert i Excel. Her brytes prosessen ned i detalj, til enkelte tastetrykk. Senere i prosjektet (fase 3), fungerer dette som en guide når prosessen skal utvikles i RPA-verktøyet.

Nivå 4 er selve RPA-koden fra RPA-verktøyet. Dette er levende og følgelig ikke klart før automasjonen er ferdig utviklet. Siste nivået legges altså til i prosessdokumentasjonen mot sluttet av prosjektet.

Fase 3 – Utvikling i RPA-programvare

Utviklingsfasen tar utgangspunkt i prosessdokumentasjonen fra fase 2, og implementerer prosessen i RPA-verktøyet. Det er vanlig å bryte ned prosessen i mindre deler, for deretter å utvikle og teste prosessen steg for steg, og avslutningsvis sette sammen delene til en sammenhengende prosess.

Fase 4 – Test og verifikasjon

Etter at hele prosessen er ferdig utviklet, kjøres den i en testperiode. Lengden på denne varierer, men du bør ha testet prosessen på testdata av større volum for å bekrefte robotens funksjonalitet og oppførsel. Det er ofte ved kjøring av større volum at man oppdager sjeldne avvikshendelser som roboten må kunne håndtere.

Testfasen avsluttes med en akseptansetest, der superbrukere og andre interessenter verifiserer at løsningen oppfyller de krav som ble definert i startfasen.

Fase 5 – Prosjektresultat

I den siste fasen av pilotprosjektet skal resultatet analyseres og sluttleveransene sammenstilles. Når den automatiserte løsningen er ferdig kan KPI-er leses av på nytt. Da har du grunnlaget for å lage en utfyllende business-case rundt RPA og teknologiens rolle i organisasjonen.

Figur 6 viser en mulig fremstillingsmetode for prosesseffektivitet i en manuell versus en  automatisert prosess. Fase 5 er altså tett knyttet til fase 1, der alle spørsmål skal avklares og de viktigste resultatene, utfordringene og lærdommene dokumenteres.

Figur 6: Visualisering av KPI for prosesseffektivitet, manuell versus automatisert tidsbruk

Etter at den siste fasen er ferdig, vil du normalt ha tilstrekkelig med kunnskap til å kunne ta en velfundert beslutning om hvorvidt organisasjonen skal implementere RPA eller ikke, i tillegg til å vite hvordan en eventuell implementeringsplan bør se ut i virksomheten.

Kilder:
Institute for Robotic Process Automation
Robotic Process Automation – The next revolution of corporate functions, Capgemini Consulting (2015)
The State of Robotic Process Automation, Forrester (2015)