Workshop på grått papir

Bente Hernæs i Capgemini er ansvarlig for opplæring i prosjektmetodikk og entusiast for bruk av visuelle teknikker i teamarbeid.

Workshop på grått papir

Av: Tonje Robertsen | Publisert: 18. Mar 2016 | Kategori: Prosjekter

Gode prosjektmetoder trenger ikke være kompliserte. Noen ganger er det enkle, konkrete løsninger som fungerer best. Hos Capgemini bruker de et godt, gammeldags gråpapirsystem i tillegg til digitale verktøy.

Se for deg åtte konsulenter stående foran et tre meter langt flak med gråpapir, teipet opp på den eneste veggen i kontoret som før kunne skilte med et par kvadratmeter ledig plass. Gråpapiret er inndelt i kolonner og dekket av post-it-lapper i ulike farger.

– Gråpapirmetodene er “low tech, high impact”, sier Bente Hernæs i Capgemini. Gjennom mange år har hun vært ansvarlig for opplæring i prosjektmetodikk og entusiast for bruk av visuelle teknikker i teamarbeid.

– Metodene innebærer et gråpapir hvor vi kan klistre opp post-it-lapper eller dokumenter som kan flyttes rundt på papirflaket. Det er raskt, enkelt og tydelig, og alle kan delta i arbeidsprosessen. Metodene egner seg spesielt godt til workshops, prosesskartlegging og statusoversikt, sier hun.

Synlige fordeler

I forbindelse med smidig metodikk brukes gjerne fysiske tavler i kombinasjon med digitale. Fordelene med å samle teamet og visualisere fremdriften i prosjektet sammen, er mange.

– Du får et utrolig eierskap til noe du fysisk har tatt på, og det blir lettere å implementere en løsning man har kommet frem til i fellesskap

– Hele teamet får en total oversikt. Dette bidrar igjen til å fremme eierskap og bedre kommunikasjonen innad i prosjektet. Det er faktisk både nyttig og gøy å fysisk flytte rundt på lappene, det blir ofte god teambuilding foran papiret, forteller Bente.

Mobilisering og motivering er viktige stikkord.

– Når folk har stått foran noe fysisk og vært med på å flytte lapper, da eier de det, sier Bente.

– Du får et utrolig eierskap til noe du fysisk har tatt på, og det blir lettere å implementere en løsning man har kommet frem til i fellesskap.

Gråpapirtavlen er også nyttig når prosjektstatus skal kommuniseres videre til oppdragsgiver.

– Hvis du inviterer interessenter og oppdragsgivere til å komme inn og se på tavlen, er det enkelt å vise status, forklarer Bente.

– Hvis kunden for eksempel kommer med nye oppgaver, er det lett å vise fram og diskutere mulige konsekvenser. Vi kan se på hvor ressursene brukes i dag, og hva som eventuelt må velges bort eller nedprioriteres når noe nytt kommer inn, sier hun.

Slik gjøres det

Metodens styrke ligger i å gi en tydelig visuell oversikt over oppgavene i prosjektet, og status på disse.

Først blir man enige om hvilke oppgaver som skal prioriteres for en gitt utviklingsperiode, kalt sprint. Hver oppgave skrives på en post-it-lapp som så klistres opp i første spalte på gråpapiret. Denne spalten viser hvilke oppgaver som skal løses, og kalles gjerne “oppgavekø”.

Når noen starter på en oppgave, flyttes post-it-lappen til neste kolonne, som heter “under arbeid”. Når oppgaven er avsluttet ender den i kolonnen “ferdig”.

Hver morgen har teamet et 15 minutter langt stå-opp-møte. Da oppdateres status ved at alle sjekker at lappene med oppgavene de selv jobber med, står i riktig statusspalte. Alle informeres om hva som ble gjort dagen før, hva som skal gjøres i dag og eventuelle hindringer for framdrift.

Prosjekter - Gråpapirmetodene er “low tech, high impact”. Her er et eksempel på en tavle brukt i forbindelse med prosjektstyring hos Capgemini.

Gråpapirmetodene er “low tech, high impact”. Her er et eksempel på en tavle brukt i forbindelse med prosjektstyring hos Capgemini.

Gråpapir for prosesskartlegging

Teknikken brukes også ofte til prosesskartlegging, i og med at den enkelt bidrar til å illustrere hvordan en gitt prosess er nå og hvordan den ideelt sett bør være.

For eksempel, når en faktura kommer inn, hva er det første som skjer? Sannsynligvis vil den registreres. Hva er det neste som skjer med den? Slik fortsetter man til man har en visuell fremstilling på veggen som viser steg for steg hva som skjer videre med fakturaen.

Eventuelle problemområder eller flaskehalser kan markeres ved å sette opp røde papirflagg  som gjør problemer godt synlige og kan hjelpe til i prioritering av aktiviteter.

– Nå skal vi klippe og lime

Det er viktig å forberede kunden på hva metoden innebærer i forkant. Bente forteller om en kollega som skulle holde workshop hos en større, statlig kunde.

– Han stilte opp med gråpapir under armen og kofferten full av post-it-lapper, og fortalte entusiastisk at “nå skal vi ha workshop, nå skal vi klippe og lime”. Reaksjonen fra kunden var noe sånt som at “dette var vi vel ferdige med på barneskolen”, ler hun.

Bente har heldigvis flere suksesshistorier å by på, enn eksempler på kunder med bakoversveis. Hun nevner en kunde som slet med en komplisert prosess for å søke om forskningsmidler fra EU. Kunden ønsket en workshop for å kartlegge prosessen og effektivisere arbeidet med søknadene.

– Oppdragsgiveren min gruet seg og fryktet nesten bikkjeslagsmål om hvem som hadde ansvar for de ulike stegene i søknaden

– Oppdragsgiveren min gruet seg og fryktet nesten bikkjeslagsmål om hvem som hadde ansvar for de ulike stegene i søknaden, forteller Bente.

Hun bestemte seg for å bruke mye tid på forberedelse og øke forståelsen for metoden hos teamet som skulle skrive søknaden.

– Da vi hadde fått opp hele prosessen og så totalbildet, ble medarbeiderne bedt om å sette opp navnene sine på de oppgavene der de synes det var naturlig at de tok ansvar. Mange satte opp navnet sitt flere steder, og noen oppgaver var det flere som ville ha. Det var ingen krangler, bare prioriteringer. Oppdragsgiver var helt himmelfallen, smiler hun.

Gråpapir til både velprøvde og nye metoder

Bruken av gråpapir i workshops har overraskende mye til felles med mer moderne arbeidsmetoder som Lean, Scrum og andre smidige teknikker.

– Vi har tatt med oss denne måten å jobbe på og det passer veldig godt med noe av kjernen i de smidige teknikkene, som å motivere teamene, og la dem ta ansvar for egne beslutninger rundt egen arbeidsprosess, sier Bente.

Derfor stiller hun fortsatt med en rull gråpapir under armen og vesken fylt med gule post-it-lapper når hun skal arrangere workshops også i tiden framover.